D15 Konference- og hybridmødecenterSkønne og rummelige festlokaler

Betingelser og vilkår for afholdelse af aktiviteter i D15

Periode: 1. januar 2025 til 31. december 2025.

Indgang: Arrangør er ansvarlig for deltager registrering.

Sikkerhed: Sæfe har ansvaret for al sikkerheds- og beredskabsledelse i forbindelse med arrangementer i D15. Det er arrangørens ansvar at koordinere direkte med D15’s faste sikkerhedsleverandør, Sæfe.

Generelt for publikums arrangementer eller fester der foregår mellem kl. 20.00 og 06.00, skal der være vagter på det enkelte arrangement.

Alle udgifter til sikkerhed og beredskab afregnes mellem arrangøren og D15

Rengøring: Standard rengøring er inkluderet. Større (+100 pax møder eller fester) rengørings- og oprydningsopgaver afregnes efter forbrug. Der kan i vises tilfælde aftales en fastpris på udførelsen

Timesatser: Tekniske ydelser og bemanding leveres til gældende listepris. Tilbud gives efter behov. Mødepakker inkluderer ikke koordinering eller teknisk support. Alt koordineringsarbejde afregnes efter afholdelse og pr. påbegyndt time.

Timesatser:

• Koordinering afregnes til kr. 750,- pr. påbegyndt time
• IT-teknisk support afregnes til kr. 750,- pr. påbegyndt time
• Teknikere til afvikling på dagen afregnes til kr. 675,- pr. påbegyndt time
• Udarbejdelse af plantegning samt godkendelse af relevante myndigheder afregnes til kr. 950,- pr. påbegyndt time
• Rengøring som ligger udover almindelig rengøring, afregnes til kr. 450,- pr. påbegyndt time.
• Serverings- og tjenerarbejde samt garderobearbejde afregnes til kr. 450,- pr.
• påbegyndt time.
• Serviceteam til opstilling og nedtagning afregnes til kr. 450,- pr. påbegyndt time.
• Arbejde om aften (ml. 18.00 og 24.00) pålægges 35% til oplyste timetakster, nat (ml. 00.00 og 06.00) og weekender, pålægges 50% til oplyste timetakster

Lokalepriser: Skulle der være behov for flere lokaler i forbindelse med afholdelse af møder, konferencer

eller events, eller hvis lokalet ikke afleveres ryddet som aftalt, pålægges der leje i henhold

til gældende takster.

Ikke standard vare: Indlejning eller køb af teknik, varer eller inventar:

Såfremt der skal indlejes eller indkøbes teknisk udstyr, inventar eller øvrige varer, pålægges der en avance på minimum 30 % samt dækning af omkostninger til levering, transport, forsendelse, miljøafgifter og ekspedition.

Derudover kan der påregnes arbejdstimer til håndtering, montering samt ud- og nedpakning.

Betalingsbetingelser: Betaling af kontraherede beløb, betales 14. dage før afvikling. Tilkøb kan faktureres separat. Betalingsfristen er 8 dage fra fakturadato.

Ved betaling efter forfald pålægges en rente på 8,2 % p.a. samt et rykkergebyr på 100 kr. pr. rykker. Derudover opkræves et kompensationsgebyr på 310 kr.

Hvis saldoen ikke er indbetalt inden 10 dage efter fremsendelse af rykkerskrivelse, vil fordringen blive overgivet til inkasso, hvilket vil medføre yderligere omkostninger.

Prisstigninger: Prisstigninger i aftaleperioden, følger nettoprisindekset udvikling eller afgiftsændringer som har en direkte påvirkning af omkostninger

Religiøse og politiske arrangementer:

Arrangementer med religiøst eller politisk indhold kan som udgangspunkt ikke afholdes i D15’s faciliteter. 

Afholdelse af sådanne arrangementer forudsætter forudgående skriftlig tilladelse og godkendelse fra D15’s bestyrelse via D15’s direktion.

Det påhviler arrangøren som eneansvarlig at oplyse klart og tydeligt om arrangementets indhold samt at indhente den nødvendige tilladelse og godkendelse, inden en endelig aftale kan anses for gyldig.

Såfremt den fornødne tilladelse og godkendelse ikke foreligger, forbeholder D15 sig retten til – uden yderligere varsel og med øjeblikkelig virkning og uden ophold – at annullere kontrakten, ophæve indgåede aftaler samt aflyse det planlagte arrangement.

I sådanne tilfælde sker der ingen tilbagebetaling af forudbetalte beløb, og D15 kan ikke holdes erstatningsansvarlig for direkte eller indirekte tab i forbindelse med aflysningen. Derudover henvises til D15’s gældende annulleringsbetingelser og betalingsvilkår

Annullering: Hvilke annulleringsmuligheder er til stede:

• Indtil 3 måneder før afholdelse kan den enkelte booking annulleres uden omkostninger
• Ved annullering der sker 1-3 måneder før afholdelsen, betaler kunden 50% af det aftalte beløb af den pågældende booking
• Sker annulleringen mellem 1 uge og 1 måned før afholdelsen, betaler kunden 75% af det aftalte beløb af den pågældende booking
• Aflyses en booking mindre en 1 uge før afholdelsen, betaler kunden 100% af det aftalte beløb

Ændringer: Ændringer af dato for en booking:

Indtil 1 måned før afholdelsesdatoen kan man uden beregning flytte tidspunktet for afholdelsen af det pågældende møde eller konference. Hvis afholdelsestidspunktet flyttes, skal det være inden for 9 måneder. 

Herefter følges pkt. der omhandler annulleringer

Ændringer af deltagerantal til en booking:

• Ændringer af deltagerantallet i bookingen mellem 1 til 3 måneder før afholdelsen skal være inden for +/-25%
• Sker der ændringer af deltagerantallet mellem 1 uge og 1 måned før afholdelsen, må ændringen ikke overstige 15% af den pågældende booking uden en forudgående aftale med D15
• Indtil 1 uge før kan der ikke ske ændringer i deltagerantal uden en forudgående aftale med D15

Reservation: Laver man en reservation, kan man som udgangspunkt bevare denne reservation i 14 dage. Herefter skal kunden forny reservationen.

Hvis D15 vurderer, at reservationen er med i et udbud, hvor flere byder på den samme opgave, kan D15 træffe beslutning om, at reservationen tilfalder den vindende part på opgaven. Dermed kan D15 være repræsenteret som venue hos flere kunder samtidigt.

Hvis D15 får henvendelse på den pågældende reservation fra tredjepart, vil kunden have 24 timer til at afstå reservationen eller foretage bookingen af den pågældende reservation.

Ellers kan bookingen tilfalde tredjeparten.

Brandtegning: D15 sørger for at tegne og fremsende plan til godkendelse hos Brandmyndighederne. Hvis

der stilles krav om brandvagt viderefaktureres denne udgift til ”Arrangøren”. Arbejdet udføres efter gældende timepriser.

Parkering: Der er i begrænset omfang mulighed for gratis bilparkering, mod at føreren af bilen registrerer sit køretøj i receptionen.

Foto og optagelse: D15 har tilladelse til at lave foto- og videooptagelse i forbindelse med afholdelse af større

konferencer. Billederne kan blive benyttet i forbindelse med markedsføring af D15.

Andet: Der kan være andre aktiviteter i D15 på samme tid. D15 vil i givet fald sørge for tydelig skiltning til disse.

Det udlejede kan ikke uden D.15 ́s skriftlige samtykke benyttes til andet formål end nævnt i denne aftale, ligesom der ikke må udstilles andre ting/emner, som ikke naturligt hører ind under det fastlagte.

”Arrangøren” skal forinden distribution af salgs- og brochuremateriale fremsende dette til D15, som ønsker sikring af at evt. oplysninger samt navn/logo er korrekt, samt at emneområde svarer til det fastlagte.

Der må ikke forekomme salg af spiritus, fødevarer, kioskvarer eller smagsprøver i det lejede areal.

”Arrangøren” hæfter direkte overfor D15. for uagtsomme og forsætlige beskadigelser af det lejede forvoldt af deltagere, samt dennes publikum.

Ligeledes er ”Arrangøren” erstatningsansvarlig overfor tilskadekommet publikum

Afgifter til Koda/Gramex afholdes af ”Arrangøren”.

Specialskilte i og udenfor D15 samt speciel udsmykning afregnes med ”Arrangøren” efter

accepteret tilbud.

I følgende tilfælde er D15 berettiget til at hæve nærværende kontrakt uden forudgående krav:

A. Såfremt ”Arrangøren” undlader at betale leje rettidigt, eller

B. Såfremt det lejede benyttes til andet end aftalt.

Såfremt der skulle komme ændringer eller nye aftaler, skal dette meddeles skriftligt.

Ved brug af konfetti kanoner og rør, afregnes alt oprydning og rengøring efter regning.

Ødelagte gulve, interiør og teknik betales af kunden.

Tavshedspligt: Parterne anerkender og accepterer, at de i forbindelse med deres samarbejde vil blive bekendt med fortrolige oplysninger, herunder, men ikke begrænset til, forretningshemmeligheder, teknologier, processer, knowhow, strategier, planer og klientlister.

Begge parter forpligter sig til at bevare fortroligheden af alle Fortrolige Oplysninger, og de må ikke afsløre, kopiere eller bruge disse oplysninger til noget formål ud over det formål, som foregår omkring de enkelte bookinger og aktiviteter der foregår hos D15.

Tavshedspligten gælder ikke for oplysninger, der er offentligt tilgængelige på tidspunktet for deres modtagelse eller bliver offentligt tilgængelige uden skyld fra modtageren, eller som modtageren allerede kendte uden at være underlagt en tavshedspligt.

D15 forpligter sig til at informere sine ansatte og repræsentanter om denne tavshedspligt

og sikre, at de overholder den.

OBS: D15 er offentligt tilgængelig. Huset har faste lejere, brugere og beboere, og derfor kan bygningen ikke lukkes helt af for et enkelt møde eller arrangement. Der kan også forekomme andre aktiviteter, møder og arrangementer i huset. Derudover findes der en café i bygningen, som er åben for offentligheden.

Force majesure: D15 og Kundens forpligtelser i henhold til Aftalen bortfalder i forbindelse med en force

majeure situation, så længe force majeure årsagen foreligger. Til force majeure henregnes bl.a. krig, naturkatastrofer samt overenskomstlovlige strejker og lockout. Ved force majeure situationer skal den Part, der påberåber sig force majeure, meddele dette skriftligt til den anden Part, så snart force majeure situationen konstateres, og oplyse om den forventede varighed.

Kundens forpligtelse til at betale vederlag reduceres forholdsmæssigt i forhold til det antal dage force majeure situationen foreligger. For ydelser, der afregnes efter timepriser, kan der ikke afregnes for ikke leverede ydelser.

Lovvalg: For aftaler med D15 gælder dansk ret.

Uoverensstemmelser i forbindelse med indgåede aftaler søges afgjort ved forhandling. Kan uoverensstemmelserne ikke afgøres ved forhandling, afgøres disse af domstolene.

Værneting er Kundens hjemting

Alle de nævnte priser er ex. moms og afholdelse af kommission. Ovenstående priser gælder for 2025.