Hotel GUESTapart

Få en mødeoplevelse udover det sædvanlige på konferencehotellet i Aarhus, som tilbyder konferencefaciliteter, der ikke findes andetsteds. Hotellet rummer ni unikke mødelokaler, som kan rumme alt fra én og op til 120 gæster, 86 smukke designlejligheder og to stemningsfyldte loungeområder. Hvis I ikke vil gå ned på kvalitet, service og enestående omgivelser, så er dette stedet for jer. Og hvorfor egentlig nøjes? 

Lokaler

Hotellet har i alt ni lækre mødelokaler, som alle er døbt i inspirationens tegn. Der er garanti for at lokalet sætter de bedst mulige rammer, men million-idéen er op til jer at komme på! Og bare rolig, der er helt lydisoleret og mulighed for at trække for, så ingen kan se eller høre med udefra.

Forplejning

Et godt møde forudsætter god mad og kaffe. Når I booker et møde på hotellet, er I sikret forplejning fra øverste hylde, der både forkæler gane og øjne. Frokosten leveres fra Aarhusianske Mundret, kvaliteten er helt i top og I får smagt forskellige retter. Vores dygtige kokketeam sørger for både morgenmaden, kagen og formiddagssnack som tilberedes med kærlighed for råvarer og miljø under det Økologiske Sølvmærke. Vi tilbyder en række forskellige forplejningspakker, som tilpasses efter mødets længde og jeres behov. Hotellets økologiske kaffe, te og vand serveres i stride strømme hele dagen lang.

Bæredygtighed

Når I vælger at holde møde på konferencehotellet, vælger I samtidig det bæredygtige valg. Hotellet er beriget med flere bæredygtighedscertificeringer, har energimærke A og eget solcelleanlæg på taget. Der er installeret sensorer på både lys og håndvaske samt renseanlæg på alt vand, for at sikre at alt inventar lever så længe som muligt. Køkkenet kan prale af et sølvmærke i økologi, hvilket betyder at 60-90% af alt, vi laver, er økologisk. Hele hotellet rengøres i miljømærkede produkter og vaskepulver og toiletartikler er alt sammen uden unødige tilsætningsstoffer. Vi affaldssorter og hotellets gæster bliver bedt om at gøre det samme. Kommer du til mødet i elbil, kan du oplade den i en af hotellets fire ladestationer.

Overnatning

Lad bilen stå og skål over dagens indsats med et glas vin, hop herefter under dynen og få en skøn nats søvn i et af hotellets 86 skønne designværelser. Overnatningen inkluderer altid en lækker morgenbuffet dagen derpå. Værelserne har eget køkken med ovn, induktionspladser, køleskab, spiseplads, arbejdsplads og soveværelse. Desuden er det udstyret med et rumligt badeværelse med brusekabine, toilet og vask. 

Bæredygtige tiltag

Hos Hotel GUESTapart tager vi klimaforandringerne alvorligt. Bæredygtighed er dermed en selvfølge i alt hvad vi foretager os. Det er naturligvis let at sige, og derfor gør vi også meget for at bevise det. Denne side er lavet med formålet om at uddybe hvilken indsats vi yder i vores fælles kamp om den globale opvarmning, så du som hotel- eller konferencegæst kan nyde dit ophold hos os med god samvittighed.

Certificeringer

• Green Key – det internationale bæredygtighedsstempel for turisme
• Danske konferencecentres bæredygtighedscertificering – Vi sørger for at du kan holde konference med god samvittighed
• Økologisk sølvmærke – 60-90% af alt hvad vi køber, er økologisk
• Bivenlig virksomhed – Vi sår, planter og klipper bivenligt i vores udendørs områder
• God adgang – vi har sørget for at der er god adgang for alle
• OK Forhold – vores medarbejdere arbejder under overenskomst
• Valpas certificeret – vi følger en striks protokol for at sikre et bed-bug frit ophold
• Grøn energi certificeret – alt det strøm vi ikke selv producerer, køber vi certificeret grønt

Konkrete handlinger

• Svanemærket rengøringsmidler – alle de rengøringsmidler der bruges på hotellet lige fra toiletrens til vinduespudsning er svanemærket og uden unødige kemikalier.
• Svanemærket linned, håndklæder og måtter – alle håndklæder, linnede og måtter er lavet af svanemærket materialer og vaskes altid i svanemærket vaskepulver.
• FSC og miljømærket papir og kontorartikler – alt hvad vi bruger af papir og materialer til kontoret er FSC og/eller miljømærket.
• Affaldssortering i 14 fraktioner – Vi affaldssorterer i øjeblikket i 14 fraktioner og beder vores gæster gøre det samme.
• Solceller – på taget af hotellet har vi en hel masse solceller, som producerer en del af den energi vi forbruger. Den resterende energi køber vi certificeret grønt.
• Vandrensningsanlæg – vi serverer aldrig kildevand på flaske, men renser i stedet vores eget vand for kalk. Det er godt for vores gæster og rigtig godt for vores maskiner og udstyr, som får nogle flere år at leve i.
• Fire ladestationer til elbiler – Vi har fire clever-ladestationer, som vores gæster kan benytte til at oplade deres elbiler.
• Sensorer på lys og vand – vi har sensorer på alt lys og vand på fællesområderne, og vores personale slukker alt elektronik og IT inden de går hjem om aftenen.
• Alt information gives digitalt – via Digital Guest sørger vi for, at al relevant information kan findes af både gæster og medarbejdere digitalt og uden print.
• Handel med lokale leverandører – vi handler så vidt muligt udelukkende med lokale leverandører. Det betyder mindre transport og friskere råvarer.
• Samarbejde med lokale iværksættere – vi har samarbejde med flere lokale iværksættere, eksempelvis er kunsten på væggene fra den lokale Pernille E, graffitien i vores nye konferencelokale er af den lokale graffitimaler Christoffer og vores mange planteplaneter er fra Kaja Skytte.
• Opfordring til færre skift af håndklæder og linned – gennem skiltning og vores digitale gæstebog opfordrer vi vores gæster til at genbruge både håndklæder og sengetøj i flere dage.
• Opfordring til at fravælge soigneringer – gennem vores digitale gæstebog opfordrer vi vores gæster til at overveje hvorvidt de finder det nødvendigt at få gjort rent hver dag.
• Opfordring til gæster om at yde en indsats under deres ophold – gennem vores digitale gæstebog opfordrer vi vores gæster til at affaldssortere, genbruge og slukke strøm og lys, når de ikke bruger det.
• Informationer om nærliggende nationalparker, naturaktiviteter, naturområder, -parker og -centre – gennem vores digitale gæstebog og i receptionen har vi nogle gode råd til hvor vores gæster kan tage hen, for at få en god og bæredygtig naturoplevelse i lokalområdet.

Social bæredygtighed

• Gratis fitness – vores medarbejdere har adgang til hotellets fitness faciliteter døgnet rundt og ganske gratis.
• Tilbud om gratis massage hver fredag – hver fredag tilbydes hotellets ansatte en halv times massage kvit og frit.
• Sund kost morgen, middag og aften – husets kokke sørger ikke kun for hotellets skønne gæster, de sørger også for hotellets seje medarbejdere, så de har energi til at opretholde vores tårnhøje serviceniveau.
• Sociale arrangementer – på hotellet er der et festudvalg, som sørger for at lave en masse hyggelige og festlige arrangementer for hotellets ansatte.
• Skejby Rangers – Vi benytter os af det lokale initiativ Skejby Rangers, som er en socialøkonomisk virksomhed der består af fleksjobansatte medarbejdere.

Handelsbetingelser for møder, konferencer og hotel

Ved betaling indgås der aftale med:

Hotel Guest Apart ApS

CVR: 3995 4664

Tueager 5A

8200 Aarhus N

 

Handelsbetingelser for møder & konferencer

 

Afbestillingsvilkår:

På Hotel GUESTapart forstår vi, at planer kan ændre sig, især når det kommer til mødebookinger. Derfor har vi fleksible afbestillingsbetingelser for at imødekomme jeres behov. Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at hvis en afbestilling sker for sent, kan vi være nødt til at opkræve betaling. Dette skyldes behovet for at dække omkostninger forbundet med allerede planlagt personale, indkøbte og forberedte råvarer, samt potentiel mistet kapacitetsudnyttelse. 

 

§1 Afbestilling af arrangementet

Afbestilling af hele arrangementet (herunder kursus, konference, møde eller fest) kan rettidigt ske skriftligt senest 20 arbejdsdage før arrangementets afholdelse.

 

Ved afbestilling af hele arrangementet fra 19. til 10. arbejdsdag før arrangementets afholdelse kan hotellet opkræve en betaling, der svarer til 65 pct. af prisen for de bestilte ydelser. Alternativt skal arrangementet flyttes til en anden dato indenfor tre måneder fra oprindelige mødeafholdelsesdag. Det er muligt at flytte det oprindelige arrangement en gang.  

 

Ved afbestilling af hele arrangementet fra 9. arbejdsdag og frem til mødeafholdelsesdagen, opkræver hotellet en betaling, der svarer til 100 pct. af prisen for de bestilte ydelser. Ved manglende fremmøde har hotellet krav på at tage fuld pris for hele arrangementet.

 

§2 Ændring i arrangementet 

Enhver form for ændring i arrangementet, herunder forplejning, kosthensyn, deltagerantal, tidsrum, m.m., skal rettidigt ske skriftligt senest 10 arbejdsdage før arrangementet finder sted. For ændringer der finder sted mellem 9 og 0 arbejdsdage inden arrangementsstart, forbeholder hotellet sig retten til at opkræve en betaling, der svarer til 100 pct. af prisen for de bestilte og bekræftede ydelser. 

 

§3 Afbestilling af overnatning

1 til 3 værelser: Justeringer, herunder annullering, tilladt op til 1 arbejdsdag før planlagt ankomstdato.

4 til 10 værelser: Gratis annullering for gruppebookinger med mere end tre værelser op til 10 arbejdsdage før planlagt ankomstdato.

Fra 11 værelser: Gratis annullering kan rettidigt ske skriftligt senest 20 arbejdsdage før planlagt ankomstdato.

Bemærk: Hvis hotellet formår at genudleje de annullerede værelser, pålægges der ingen fakturering, uanset overskridelse af annulleringsfristen.

 

§4 Betaling for ekstraydelser

Når du bestiller særlige ydelser og udstyr gennem hotellets underleverandører, kan hotellet kræve betaling, selv ved rettidig afbestilling, hvis ydelserne ikke kan afbestilles. Dette gælder for eksempel bestilling af sceneudstyr, musik, ekstra kontorartikler og lignende. Hvis sådanne situationer opstår, vil du blive informeret skriftligt via e-mail.

 

Betalingsfrist

8 dage netto fra fakturadato.

 

Engelsk: 

 

Cancellation Policy: 

At Hotel GUESTapart, we understand that plans can change, especially conference bookings. Therefore, we have flexible cancellation terms to accommodate your needs. However, please note that late cancellations may incur charges to cover costs associated with planned staff, purchased and prepared supplies, and potential loss of capacity utilization.

 

§1 Cancellation of the Conference

Cancellation of the entire conference (including courses, events, meetings, or parties) can be done in writing no later than 20 working days before the conference.

 

For cancellations from the 19th to the 10th working day before the conference, the hotel may charge a payment equivalent to 65 percent of the price for the ordered services. Alternatively, the conference must be rescheduled to another date within three months of the original date, with the possibility to move it once.

 

For cancellations from the 9th working day until the meeting day, the hotel charges a payment equivalent to 100 percent of the price for the ordered services. In case of a no-show, the hotel is entitled to charge the full price for the entire conference.

 

§2 Changes to the Conference

Any changes to the conference, including catering, dietary requirements, number of participants, time frame, etc., must be made in writing no later than 10 working days before the conference. For changes occurring between 9 and 0 working days before the conference, the hotel reserves the right to charge a payment equivalent to 100 percent of the price for the ordered and confirmed services. 

 

§3 Cancellation of Accommodation

1 to 3 rooms: Adjustments, including cancellation, are allowed up to 1 working day before the scheduled arrival date.

4 to 10 rooms: Free cancellation for group bookings with three to ten rooms up to 10 working days before the scheduled arrival date. 

From 11 rooms: Free cancellation can be done in writing no later than 20 working days before the scheduled arrival date. 

Note: If the hotel manages to re-rent the canceled rooms, no billing will be imposed, regardless of exceeding the cancellation deadline.

 

§4 Payment for Additional Services

When ordering special services and equipment through the hotel's subcontractors, the hotel may require payment, even with timely cancellation, if the services cannot be canceled. This applies, for example, to the booking of stage equipment, music, extra office supplies, and the like. If such situations arise, you will be informed in writing via email.

 

Payment Deadline:

8 days net from the invoice date.