Hotel GUESTapart

Få en mødeoplevelse udover det sædvanlige på konferencehotellet i Aarhus, som tilbyder konferencefaciliteter, der ikke findes andetsteds. Hotellet rummer ni unikke mødelokaler, som kan rumme alt fra én og op til 120 gæster, 86 smukke designlejligheder og to stemningsfyldte loungeområder. Hvis I ikke vil gå ned på kvalitet, service og enestående omgivelser, så er dette stedet for jer. Og hvorfor egentlig nøjes? 

Lokaler

Hotellet har i alt ni lækre mødelokaler, som alle er døbt i inspirationens tegn. Der er garanti for at lokalet sætter de bedst mulige rammer, men million-idéen er op til jer at komme på! Og bare rolig, der er helt lydisoleret og mulighed for at trække for, så ingen kan se eller høre med udefra.

Forplejning

Et godt møde forudsætter god mad og kaffe. Når I booker et møde på hotellet, er I sikret forplejning fra øverste hylde, der både forkæler gane og øjne. Frokosten leveres fra Aarhusianske Mundret, kvaliteten er helt i top og I får smagt forskellige retter. Ønsker du anden form for frokost kan vi sagtens finde ud af det. Vi har mange skønne forretningspartnere. Vores dygtige kokketeam sørger for både morgenmaden, kagen og formiddagssnack som tilberedes med kærlighed for råvarer og miljø under det Økologiske Sølvmærke. Vi tilbyder en række forskellige forplejningspakker, som tilpasses efter mødets længde og jeres behov. Hotellets økologiske kaffe, te og vand serveres i stride strømme hele dagen lang.

Bæredygtighed

Når I vælger at holde møde på konferencehotellet, vælger I samtidig det bæredygtige valg. Hotellet er beriget med flere bæredygtighedscertificeringer, har energimærke A og eget solcelleanlæg på taget. Der er installeret sensorer på både lys og håndvaske samt renseanlæg på alt vand, for at sikre at alt inventar lever så længe som muligt. Køkkenet kan prale af et sølvmærke i økologi, hvilket betyder at 60-90% af alt, vi laver, er økologisk. Hele hotellet rengøres i miljømærkede produkter og vaskepulver og toiletartikler er alt sammen uden unødige tilsætningsstoffer. Vi affaldssorter og hotellets gæster bliver bedt om at gøre det samme. Kommer du til mødet i elbil, kan du oplade den i en af hotellets 10 ladepunkter fra Clever.

Overnatning

Lad bilen stå og skål over dagens indsats med et glas vin, hop herefter under dynen og få en skøn nats søvn i et af hotellets 86 skønne designværelser. Overnatningen inkluderer altid en lækker morgenbuffet dagen derpå. Værelserne har eget køkken med ovn, induktionspladser, køleskab, spiseplads, arbejdsplads og soveværelse. Desuden er det udstyret med et rumligt badeværelse med brusekabine, toilet og vask. 

Bæredygtige tiltag

Hos Hotel GUESTapart tager vi klimaforandringerne alvorligt. Bæredygtighed er dermed en selvfølge i alt hvad vi foretager os. Det er naturligvis let at sige, og derfor gør vi også meget for at bevise det. Denne side er lavet med formålet om at uddybe hvilken indsats vi yder i vores fælles kamp om den globale opvarmning, så du som hotel- eller konferencegæst kan nyde dit ophold hos os med god samvittighed.

Certificeringer

• Green Key – det internationale bæredygtighedsstempel for turisme
• Danske konferencecentres bæredygtighedscertificering – Vi sørger for at du kan holde konference med god samvittighed
• Økologisk sølvmærke – 60-90% af alt hvad vi køber, er økologisk
• Bivenlig virksomhed – Vi sår, planter og klipper bivenligt i vores udendørs områder
• God adgang – vi har sørget for at der er god adgang for alle
• OK Forhold – vores medarbejdere arbejder under overenskomst
• Valpas certificeret – vi følger en striks protokol for at sikre et bed-bug frit ophold
• Grøn energi certificeret – alt det strøm vi ikke selv producerer, køber vi certificeret grønt

Konkrete handlinger

• Svanemærket rengøringsmidler – alle de rengøringsmidler der bruges på hotellet lige fra toiletrens til vinduespudsning er svanemærket og uden unødige kemikalier.
• Svanemærket linned, håndklæder og måtter – alle håndklæder, linnede og måtter er lavet af svanemærket materialer og vaskes altid i svanemærket vaskepulver.
• FSC og miljømærket papir og kontorartikler – alt hvad vi bruger af papir og materialer til kontoret er FSC og/eller miljømærket.
• Affaldssortering i 14 fraktioner – Vi affaldssorterer i øjeblikket i 14 fraktioner og beder vores gæster gøre det samme.
• Solceller – på taget af hotellet har vi en hel masse solceller, som producerer en del af den energi vi forbruger. Den resterende energi køber vi certificeret grønt.
• Vandrensningsanlæg – vi serverer aldrig kildevand på flaske, men renser i stedet vores eget vand for kalk. Det er godt for vores gæster og rigtig godt for vores maskiner og udstyr, som får nogle flere år at leve i.
• Ti ladestationer til elbiler – Vi har ti clever-ladestationer, som vores gæster kan benytte til at oplade deres elbiler.
• Sensorer på lys og vand – vi har sensorer på alt lys og vand på fællesområderne, og vores personale slukker alt elektronik og IT inden de går hjem om aftenen.
• Alt information gives digitalt – via Digital Guest sørger vi for, at al relevant information kan findes af både gæster og medarbejdere digitalt og uden print.
• Handel med lokale leverandører – vi handler så vidt muligt udelukkende med lokale leverandører. Det betyder mindre transport og friskere råvarer.
• Samarbejde med lokale iværksættere – vi har samarbejde med flere lokale iværksættere, eksempelvis er kunsten på væggene fra den lokale Pernille E, graffitien i vores nye konferencelokale er af den lokale graffitimaler Christoffer og vores mange planteplaneter er fra Kaja Skytte.
• Opfordring til færre skift af håndklæder og linned – gennem skiltning og vores digitale gæstebog opfordrer vi vores gæster til at genbruge både håndklæder og sengetøj i flere dage.
• Opfordring til at fravælge soigneringer – gennem vores digitale gæstebog opfordrer vi vores gæster til at overveje hvorvidt de finder det nødvendigt at få gjort rent hver dag.
• Opfordring til gæster om at yde en indsats under deres ophold – gennem vores digitale gæstebog opfordrer vi vores gæster til at affaldssortere, genbruge og slukke strøm og lys, når de ikke bruger det.
• Informationer om nærliggende nationalparker, naturaktiviteter, naturområder, -parker og -centre – gennem vores digitale gæstebog og i receptionen har vi nogle gode råd til hvor vores gæster kan tage hen, for at få en god og bæredygtig naturoplevelse i lokalområdet.

Social bæredygtighed

• Gratis fitness – vores medarbejdere har adgang til hotellets fitness faciliteter døgnet rundt og ganske gratis.
• Sund kost morgen, middag og aften – husets kokke sørger ikke kun for hotellets skønne gæster, de sørger også for hotellets seje medarbejdere, så de har energi til at opretholde vores tårnhøje serviceniveau.
• Sociale arrangementer – på hotellet er der et festudvalg, som sørger for at lave en masse hyggelige og festlige arrangementer for hotellets ansatte.
• Skejby Rangers – Vi benytter os af det lokale initiativ Skejby Rangers, som er en socialøkonomisk virksomhed der består af fleksjobansatte medarbejdere.

Gruppebooking af værelser

• 1-3 værelser: gratis annullering senest 1 arbejdsdag før ankomst

• 4-10 værelser: gratis annullering senest 10 arbejdsdage før ankomst

• 11-20 værelser: gratis annullering senest 20 arbejdsdage før ankomst

• 21+ værelser: gratis annullering senest 60 arbejdsdage før ankomst

• Afbestilling skal ske skriftligt

Afbestilling af møder & konferencer

• Mere end 20 arbejdsdage før: gratis

• 10-19 arbejdsdage før: 65% af prisen

• Mindre end 9 arbejdsdage før: 100% af prisen

• No-show: 100% af prisen

Ved afbestilling 10-19 arbejdsdage før kan arrangementet alternativt flyttes én gang til en ny dato inden for 3 måneder fra den oprindelige arrangementsdato.

Ændringer

• Ændringer skal meddeles skriftligt senest 10 arbejdsdage før

• Dette gælder bl.a. deltagerantal, forplejning, kosthensyn og tidsrum

• Ved ændringer 0-9 arbejdsdage før kan hotellet opkræve 100% af prisen for allerede bestilte og bekræftede ydelser

Ansvar & skader

• Lejer hæfter for skader på bygninger og inventar forårsaget af lejer eller dennes gæster

Reklamation

• Eventuelle problemer skal meddeles hurtigst muligt

• Der er som udgangspunkt ikke 2 års reklamationsret, da der er tale om en tjenesteydelse

• Mangler ved ydelsen kan kræves udbedret, medmindre de skyldes kundens egne forhold eller andre forhold, som hotellet ikke kan holdes ansvarligt for

Klage

• Klager rettes først direkte til Hotel GUESTapart

• Hvis der ikke findes en løsning, kan sagen indbringes for relevante klagenævn

ENGLISH:

Group Room Bookings

• 1-3 rooms: free cancellation up to 1 business day before arrival

• 4-10 rooms: free cancellation up to 10 business days before arrival

• 11-20 rooms: free cancellation up to 20 business days before arrival

• 21+ rooms: free cancellation up to 60 business days before arrival

• Cancellations must be made in writing

Cancellation of Meetings & Conferences

• More than 20 business days before: free cancellation

• 10-19 business days before: 65% of the price

• Less than 9 business days before: 100% of the price

• No-show: 100% of the price

For cancellations made 10-19 business days before the event, the booking may alternatively be moved once to a new date within 3 months of the original event date.

Changes

• Changes must be submitted in writing no later than 10 business days before the event

• This includes changes to participant numbers, catering, dietary requirements and timings

• For changes made 0-9 business days before the event, the hotel reserves the right to charge 100% of the price for already ordered and confirmed services

Liability & Damages

• The renter is liable for any damage to buildings or furnishings caused by the renter or their guests

Complaints

• Any issues should be reported as soon as possible

• As this is a service, there is generally no 2-year right of complaint

• Deficiencies in the service may be remedied unless they are caused by the customer’s own circumstances or other external circumstances for which the hotel cannot be held liable

Complaints Procedure

• Complaints should first be addressed directly to Hotel GUESTapart

• If no solution is reached, the matter may be referred to the relevant complaints board