Find og book dit konferencehotel

Det er en god idé at overveje, hvor det vil være optimalt for dig og dine deltagere at placere konferencehotellet. Det har stor betydning, om du arrangerer konferencen i Jylland, på Fyn eller på Sjælland. Du bør overveje, hvor størstedelen af deltagerne til konferencen kommer fra i landet. Derudover kan du overveje, om det er vigtigt for deltagerne, at konferencehotellet ligger tæt på en lufthavn eller en togstation, således at det er let tilgængeligt.

Inden man booker et konferencehotel, er det vigtigt at overveje, hvad hotellet skal kunne tilbyde. Hvor store lokaler har man for eksempel behov for? Det afhænger som regel af, hvor mange personer der skal være i lokalet, men også af opsætningen af stole og borde, afhængigt af ens præferencer. Derudover er det en god idé at overveje, hvad man har brug for i forhold til skærm, lys, lyd og andet teknisk udstyr.

Til en konference er der oftest behov for forplejning. Derfor er det vigtigt at tage stilling til, hvilken og hvor meget forplejning man ønsker under konferencen. Hvis deltagerne til konferencen også er overnattende gæster på hotellet, kan det også være en god idé at arrangere måltider til dem før og efter konferencen. Det kunne for eksempel være aftensmad efter konferencen er slut, og morgenmad næste morgen inden konferencen starter igen.

Hvis konferencen strækker sig over flere dage, kan det være en fordel, hvis gæsterne har mulighed for at overnatte på konferencehotellet. En overnatningsmulighed samme sted som konferencen finder sted betyder, at gæsterne kan fokusere på konferencens indhold uden at skulle transportere sig selv frem og tilbage. Du kan overveje, om gæsterne selv skal betale for overnatningen eller om det eventuelt skal indgå i billetprisen.

Det er populært at afholde konferencer om sommeren, fordi der er større sandsynlighed for godt vejr. Hvis man vælger at afholde konferencen om sommeren, kan det være en god idé at finde et konferencehotel med havemiljø eller terrassemiljø, så man kan få mest muligt ud af vejret. Alternativt kan man vælge at afholde konferencen om vinteren, hvor der typisk er lavere priser og et større udvalg af ledige konferencehoteller.