Find og book dit mødelokale i Aarhus

Inden du beslutter dig for at booke et specifikt mødelokale, er det fornuftigt at forholde sig til, hvor i Aarhus lokalet skal være placeret. Hvis mødelokalet skal være placeret i centrum af Aarhus, og deltagerne kommer i egen bil, kan du med fordel undersøge parkeringsmulighederne, før du vælger stedet. Det er ikke altid let at finde gratis parkeringsmuligheder nær centrum, og det kan derfor være en god idé at finde et sted, hvor dine gæster kan parkere gratis og indenfor en rimelig gåafstand til mødelokalet. Vælger du et mødelokale uden for centrum, vil prisniveauet for mødelokaler ofte være lavere. Her kan det være en god idé at tjekke, om der er gode forbindelser til mødelokalet med letbane eller bus via Rejseplanen, hvis nogle af deltagerne tager offentlig transport til mødet.

Hvis du eksempelvis skal give en præsentation, kan det være en god idé at overveje, om du har behov for teknisk udstyr såsom en projektor, et whiteboard, en tavle eller lignende. De fleste steder med et mødelokale stiller teknisk udstyr til rådighed, men er du i tvivl om, hvorvidt de har det udstyr, du skal bruge til jeres møde, kan det være en god idé at kontakte stedet inden du booker, så du kan være sikker på at få det nødvendige udstyr til rådighed.

De fleste mødesteder tilbyder forskellige mødepakker til forskellige behov. Korte møder kan nøjes med en simpel frokostpakke med kaffe, frugt og te, mens længerevarende møder kan inkludere morgenmad, frokost, kaffe, frugt og kage. Særlige ønsker kan aftales med stedet. Det er vigtigt at informere stedet om eventuelle allergier eller kostbehov.

De fleste mødelokaler i Aarhus har plads til omkring 30 mødedeltagere. Hvis der er tale om et møde for en større forsamling eller hvis mødet skal opdeles undervejs, kan det være relevant at booke flere mødelokaler. På Evarto er der flere konferencehoteller og -centre, hvor man kan booke flere møderum i samme tidsrum.

Er der tale om et længerevarende møde, kan det være rart med nogle gode udendørs faciliteter, hvis I skal ud at have lidt frisk luft. Det kan eksempelvis være en terrasse med gode sidemuligheder, et smukt naturområde til en lille gåtur eller lignende. 

En mødepakke indeholder normalt leje af mødelokale, forplejning og eventuelt overnatning, og betales typisk med en kuvertpris per person. Mødepakkerne er skræddersyet hos de enkelte steder, men er typisk opdelt efter varigheden af mødet samt præferencer for forplejning undervejs.