Mødecenter Odense

Vi tilbyder lyse og hyggelige møde-, konference- og kursuslokaler til både store og små arrangementer. Vores mødelokaler huser alt mellem 2 til 230 personer ad gangen. Ud fra din forespørgsel, og dine ønsker, sammensætter vi en løsning, der passer til dine behov.

Vi bor kun 10 minutters gang fra Odense Banegård Center og med den placering, er det oplagt at benytte offentlig transport til Odense. Tager du bilen, så finder du gratis parkeringsmuligheder rundt om huset samt lige i nærheden. Skulle du eller dine kursister have brug for tilgang til teleslynge eller handicapvenlige lokaler, er dette også muligt hos os. Nævn dine behov, når du sender os en forespørgsel, og så finder vi sammen den løsning, som passer til jer.

Alle godkendelser, ændringer eller afbestillinger skal meddeles skriftligt via mail.

• Godkend din kontrakt:

o Senest fem dage fra modtagelse af denne kontrakt skal vi have din accept af kontrakten. Får vi ikke din godkendelse, mister du din reservation. Efter godkendelse af kontrakten kan du naturligvis fortsat ændre i detaljer, deltagerantal, særlige ønsker og lignende. Bemærk:

Minimumsfaktureringen på hverdage samt på alle arrangementer, uanset længde, forplejning samt deltagerantal, udgør 1.000 kr.

Minimumsfaktureringen på lørdage er på dagspakker min. 35 personer, på mødepakke m. sandwich min. 20 personer og hurtig mødepakke m. kage min. 20 personer

• Otte dage før dit arrangement:

o Senest otte dage før dit arrangement, skal du oplyse endeligt deltagerantal (inklusiv undervisere, oplægsholdere mv.) som der faktureres ud fra. Hører vi ikke fra dig, går vi ud fra at det tidligere oplyste antal fortsat er gældende.

o Husk at oplyse ændringer i ankomst-, spise- eller sluttider jf. din kontrakt eller andre ønsker i god tid inden I besøger os – dog senest otte dage inden besøget.

o Fire dage inden mødet låses deltagerantallet og herefter må du ikke forvente, at vi kan imødekomme opjusteringer af antallet.

• Særlige kostbehov

o Vi imødekommer gerne særlige kostbehov, og disse skal vi vide senest 8 dage før jeres ankomst.

o Sammen med kostbehovet vil vi gerne have fornavn på personen som har de specifikke behov.

o Ved bestilling af særlig kost skal personen henvende sig til køkkenpersonalet ved ankomst på dagen, og de vil hjælpe dem videre. Bliver en bestilling af særlig kost ikke afhentet, forbeholder vi os retten til at fakturere kr. 100,- per ikke afhentet kost.

• Afbestillingsregler:

o Fjorten dage før arrangementsdato kan flytning/afbestilling/annullering finde sted uden beregning.

o Flytning/afbestilling/annullering herefter faktureres sådan:

▪ Flytning/Afbestilling mellem otte og fjorten dage før arrangement: 40% af ordren.

▪ Flytning/Afbestilling mindre end otte dage før arrangement: 80% af ordren.

▪ Flytning/Afbestilling af ekstra gruppelokaler skal ske senest fjorten dage før arrangementsdato. Hvis Flytning/Afbestilling sker

herefter, faktureres de til 100% af ordreværdien.

▪ Ved udeblivelse faktureres 100% af ordren.

• Frister beregnes med udgangspunkt i starttidspunktet på arrangementsdagen

• Booket tidsrum:

o HUSK at tjekke at det tidsrum du har booket dit arrangement i, er korrekt anført i kontrakten.

o Lokalet er kun til rådighed i det tidsrum som er anført i kontrakten.

• Betalingsbetingelser, hvis andet ikke er aftalt:

o Regning sendt per e-mail: 8 dage netto fra fakturadato

o Regning sendt per EAN: 14 dage netto fra fakturadato

• Generelt:

o De anførte priser i kontrakten er baseret på 2025 priser. Ved bookinger i 2026 eller senere tager vi forbehold for eventuelle

prisændringer.

o Det er ikke tilladt at medbringe egen kage/sødt, mad og drikke. Kontakt os gerne ved spørgsmål herom.